Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es responsable

Juan Jose Cuellar Rojas, identificado con cédula de ciudadanía 1077229874, con domicilio en Calle 18H Sur # 32A-11, Neiva (Huila), correo [email protected] y teléfono 313 305 8449, opera la plataforma WowCita (en adelante, "WowCita").

En WowCita hay dos tipos de datos, con responsables distintos:

• Datos de las cuentas (dueñas de negocios y su equipo): WowCita es el responsable.
• Datos de las clientas de cada negocio: el negocio (salón o manicurista) es el responsable, y WowCita es el encargado: guarda y organiza esos datos únicamente por cuenta y siguiendo las instrucciones del negocio.

2. Qué datos se recogen

De las cuentas: nombre, correo, celular (opcional), nombre del negocio y contraseña. La contraseña nunca se guarda tal cual: se guarda cifrada de forma irreversible (hash BCrypt). También la fecha del último acceso y, por unos minutos, la dirección IP, solo para frenar intentos de entrar a la fuerza. Si la dueña paga su plan en línea, también la referencia del pago, el plan, el valor y si fue aprobado (nunca los datos de la tarjeta).

De las clientas: nombre, celular, correo (opcional), notas, citas (servicio, fecha, profesional, estado), pagos de esas citas, si autorizó recordatorios por WhatsApp y cuándo, y los recordatorios enviados.

Fotos de referencia (opcionales): si la clienta adjunta fotos del diseño que quiere al reservar, se guardan para que el negocio prepare su cita. Antes de guardarlas, WowCita las achica y les borra los datos ocultos (por ejemplo, el lugar donde se tomó la foto). Solo las ve el negocio; nunca son públicas.

3. Para qué se usan

• Agendar, confirmar, reprogramar y cancelar citas.
• Enviar recordatorios de citas por WhatsApp, solo a quien lo autorizó. La clienta puede retirar esa autorización en cualquier momento pidiéndoselo al negocio.
• Mostrarle al negocio las fotos de referencia del diseño que quiere la clienta.
• Llevar el control de pagos, gastos y cuentas por cobrar del negocio.
• Proteger las cuentas (inicio de sesión, límite de intentos) y atender solicitudes sobre estos datos.
• Enviarle a la dueña los correos de su cuenta (código de verificación, recuperar la contraseña, aviso antes de que termine el plan) y cobrar el plan.

WowCita no vende ni alquila datos, no los usa para publicidad propia ni de terceros, y cada negocio solo puede ver los datos de sus propias clientas.

4. Datos sensibles

Las notas de una clienta pueden incluir información de salud útil para atenderla con seguridad (por ejemplo, una alergia a un producto). Esa información es sensible: dar estos datos es opcional, solo debe registrarse lo necesario para el servicio y requiere la autorización expresa de la clienta.

5. Tus derechos

Como titular de los datos puedes, de forma gratuita:

• Conocer, actualizar y corregir tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Saber cómo se han usado tus datos.
• Retirar la autorización o pedir que se borren tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu solicitud aquí.

6. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Escribe a [email protected] con tu nombre, tu celular o correo registrado y lo que solicitas. Si eres clienta de un negocio, también puedes pedírselo directamente al negocio; si nos escribes a nosotros, se lo trasladaremos.

• Consultas (qué datos tenemos): respuesta en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 más avisándote el motivo.
• Reclamos (corregir, borrar, retirar la autorización): respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 más avisándote el motivo.

7. Cómo se protegen

• Solo se accede con usuario y contraseña, y cada negocio está separado de los demás (se prueba automáticamente).
• Contraseñas cifradas, conexión cifrada (HTTPS) y protecciones del navegador contra código malicioso.
• Los recordatorios de WhatsApp los envía el negocio desde su propia cuenta de WhatsApp; WhatsApp (Meta) tiene su propia política de privacidad.

8. Dónde se guardan los datos y quién nos ayuda

Para funcionar, WowCita usa estos proveedores. Cada uno recibe solo los datos necesarios para su tarea, como encargado de WowCita, y no puede usarlos para nada más:

• DigitalOcean (servidores en Nueva York, Estados Unidos): la aplicación y la base de datos, donde están los datos de las cuentas, las clientas y las citas.
• Cloudflare (empresa de Estados Unidos, servicio R2): guarda las fotos (de referencia, de los diseños y del espacio del negocio). Las fotos de referencia se guardan de forma privada: solo WowCita puede leerlas y entregárselas al negocio. Cloudflare también maneja el dominio wowcita.com y reenvía los correos que llegan a [email protected].
• Brevo (empresa de Francia, Unión Europea): envía los correos de la cuenta (código para verificar el correo, recuperar la contraseña y avisos del plan). Recibe el correo de la dueña y el texto del mensaje.
• Wompi (Colombia): cuando la dueña paga su plan en línea, el pago se hace en la página de Wompi. Los datos de la tarjeta o de la cuenta bancaria los recibe y maneja Wompi; WowCita solo guarda la referencia, el plan, el valor y si el pago fue aprobado.

Como DigitalOcean, Cloudflare y Brevo están fuera de Colombia, los datos se guardan y se procesan en Estados Unidos y en la Unión Europea (transferencia internacional). Al aceptar esta política autorizas que tus datos se traten en esos países, solo para prestar el servicio y con las medidas de seguridad de esta política.

9. Cuánto tiempo se guardan y cambios a esta política

Los datos se guardan mientras la cuenta del negocio esté activa o mientras sean necesarios para las finalidades anteriores. Los registros de pagos pueden conservarse el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.

Las fotos de referencia se borran automáticamente 6 meses después de la cita. El negocio también puede borrarlas antes.

Si esta política cambia, se publicará aquí con una nueva versión y fecha, y se pedirá aceptarla de nuevo cuando el cambio sea importante.